UC 2 - Aluna - Amanda Rodrigues grillo - Apresentação3

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Sistema de Gestão
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Novos Procedimentos de Arquivamento para o Departamento de Recursos Humanos
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Estudante: Amanda Rodrigues Grillo
Curso: Técnico em Administração
Instituição: Senac - RS
ACADEMIA 
SAÚDE E 
VIDA
PREZADOS COLABORADORES 
Comunicamos que, a partir de agosto de 2025, o setor de Recursos Humanos da Academia Saúde e Vida adotará um novo sistema de arquivamento. Essa medida visa aprimorar a organização dos arquivos, facilitando consultas de maneira mais ágil, eficiente e precisa.
A seguir, detalharemos os procedimentos que serão aplicados para cada categoria de documento, bem como as formas de acesso correspondentes.
Agradecemos a colaboração de todos e desejamos sucesso nesta fase de transição.
Atenciosamente,
Equipe de Recursos Humanos
Proposta de métodos de arquivamentos e tipos de arquivos 
Planilhas de controle de entrada e saída do expediente da empresa. 
Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da empresa. 
Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias.
Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais. 
Planilha de controle de entrada e saída do expediente da empresa
Método adotado: Alfabético numérico, por ser um sistema simples e eficiente que facilita a busca dos documentos. Os arquivos serão organizados por ano e mês, e dentro dessa divisão, ordenados alfabeticamente pelo nome de cada colaborador ou registro.
Tipo de arquivamento: Ativo e Inativo/Intermediário. Utilizamos essas planilhas diariamente, mantendo um padrão em que os documentos mais recentes (com menos de 3 meses) ficam no arquivo ativo, enquanto os arquivos com menor frequência de uso (mais de 3 meses) são classificados como inativos.
Os controles de distribuição
de EPIs e uniformes da empresa
Método aplicado: Específico ou por tema e ordem alfabética. Utilizarei esse método organizando os documentos em pastas distintas, uma para EPIs e outra para Uniformes, o que facilita a separação dos temas e a busca rápida por estarem em ordem alfabética.
Tipo de arquivamento: Inativo intermediário, pois esses documentos são acessados com menor frequência, sendo usados principalmente em processos de admissão, demissão e renovação de EPIs e uniformes.
As folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias 
O Método Alfabético Numérico é um sistema simples e eficiente, que facilita a organização dos documentos, garantindo facilidade no manuseio e rapidez na recuperação das informações.
Tipo de arquivamento: Ativo/Inativo intermediário, pois inclui documentos utilizados mensalmente e arquivos pouco acessados, tornando alguns documentos praticamente obsoletos.
Pastas dos colaboradores com fichas – registro e documentos pessoais 
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Método adotado: Alfanumérico, com os documentos organizados em pastas e dispostos em ordem alfabética, o que torna o processo mais eficiente e facilita o manuseio rápido.
Tipo de arquivamento: Inativo intermediário, destinado a documentos que não são consultados regularmente, mas que devem ser mantidos permanentemente na empresa para eventuais consultas relacionadas a atualizações ou demissões, configurando-se como arquivo morto.
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Passo a Passo e Benefícios do Novo Processo
Organização dos documentos:
Organize os documentos de acordo com os critérios específicos de cada processo:
Utilize etiquetas ou marcadores para identificar os diferentes tipos de arquivos.
Armazenamento:
Mantenha os arquivos atualizados, realizando revisões sempre que necessário:
Garanta que os novos documentos sejam arquivados corretamente, seguindo o método estabelecido neste processo.
Benefícios
Facilidade no acesso e na consulta dos documentos;
Maior eficiência na busca por informações;
Diminuição de erros e perdas de documentos;
Aprimoramento da organização e da produtividade do setor de RH.
Considerações Finais
O novo sistema de arquivamento foi desenvolvido para otimizar a gestão documental do setor de RH, proporcionando maior eficiência e facilidade no acesso às informações.
A colaboração de toda a equipe é fundamental para o sucesso da implementação.
Contamos com o apoio de todos e permanecemos à disposição para esclarecer dúvidas, assim como receber sugestões que possam contribuir para a melhoria contínua do processo.
Agradecemos pela atenção!
Academia Saúde e Vida
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